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Geltungszeitraum von: 01.01.2002

Geltungszeitraum bis: 31.01.2009

Aufbewahrungs- und Kassationsordnung
für kirchliche Archive

Vom 15. September 2001

(KABl. S. 374

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Die Kirchenleitung der Evangelischen Kirche im Rheinland hat gemäß § 13 Nr. 3 des Archivgesetzes der Evangelischen Kirche der Union1# vom 6. Mai 2000 (ABl. EKD S. 228) in Verbindung mit § 12 des Kirchengesetzes zur Ausführung des Kirchengesetzes zur Sicherung und Nutzung von kirchlichem Archivgut der Evangelischen Kirche im Rheinland2# vom 12. Januar 2001 (KABl. S. 145) die folgende Verordnung beschlossen:
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§ 1
Geltungsbereich

Diese Ordnung gilt für alle kirchlichen Stellen im Sinne von § 1 Archivgesetz, die kirchliche Unterlagen im Sinne von § 2 Abs. 3 Archivgesetz verwalten.
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§ 2
Registratur, Altregistratur, Archiv

( 1 ) In der Registratur werden kirchliche Unterlagen aufbewahrt, die den eigenen Amtsbereich betreffen und zur Erfüllung eigener Aufgaben laufend benötigt werden.
( 2 ) In der Altregistratur werden kirchliche Unterlagen aufbewahrt, die den eigenen Amtsbereich betreffen und nicht mehr laufend benötigt werden, aber mindestens noch befristet aufbewahrt werden müssen. Registratur und Altregistratur können gemeinsam verwaltet werden.
( 3 ) Im Archiv wird kirchliches Archivgut im Sinne von § 2 Archivgesetz aufbewahrt. Das Archiv kann auch die Aufgaben von Altregistraturen seines Zuständigkeitsbereiches wahrnehmen, soweit entsprechende Kapazitäten vorhanden sind. Kirchliche Unterlagen, die in das Archiv überführt werden, sind in Abgabelisten zu verzeichnen.
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§ 3
Aufbewahrung

( 1 ) Die kirchlichen Unterlagen sind geordnet aufzubewahren. Die Ordnung erfolgt für die Registratur und die Altregistratur nach dem jeweils geltenden Aktenplan und für die Archive nach den archivischen Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätzen. Im Übrigen gelten die Vorschriften über die Verwahrung von Archivgut entsprechend.
( 2 ) Kirchliche Unterlagen sind entsprechend der im geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan festgelegten Fristen aufzubewahren. Der Aufbewahrungs- und Kassationsplan ist Bestandteil dieser Ordnung; er wird durch das Landeskirchenamt erlassen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen entscheidet die Archivarin oder der Archivar oder eine vom Leitungsorgan beauftragte Mitarbeiterin oder Mitarbeiter, ob das Schriftgut archivwürdig ist. Unterlagen, die im Aufbewahrungs- und Kassationsplan nicht genannt sind, müssen vorerst aufbewahrt werden, bis das Landeskirchliche Archiv eine Bewertung vorgenommen oder die Zustimmung zur Vernichtung erteilt hat.
( 3 ) In Zweifelsfällen entscheidet das Landeskirchliche Archiv oder von ihm beauftragte Personen über die Aufbewahrung. Vor dieser Entscheidung dürfen Unterlagen von einer anbietungspflichtigen Stelle ohne Zustimmung des Landeskirchlichen Archivs nicht vernichtet werden.
( 4 ) Nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen in das zuständige Archiv zu übernehmen oder gemäß dem Aufbewahrungs- und Kassationsplan zu vernichten (kassieren).
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§ 4
Kassation

( 1 ) Kirchliche Unterlagen, die kein kirchliches Archivgut darstellen, sollen in regelmäßigen zeitlichen Abständen nach dem geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan kassiert werden.
( 2 ) Die Entscheidung für Aufbewahrung, Kassation oder Archivierung soll nicht für einzelne Schriftstücke getroffen werden, sondern für die als Mappen, Hefter, Ordner etc. angelegten Akteneinheiten. Mehrfachausfertigungen und Kopien, die mit dem Original identisch sind, können kassiert werden, sofern an ihnen kein gesonderter Bedarf besteht.
( 3 ) Unterlagen, die nur der Vorbereitung von zusammenfassenden Darstellungen dienen und deren Inhalt vollständig in diesen enthalten ist, können kassiert werden.
( 4 ) In einem Kassationsprotokoll ist festzuhalten, welche kirchlichen Unterlagen in welchem Umfang und auf welche Weise vernichtet worden sind. Ein Muster des Kassationsprotokolls ist Bestandteil dieser Ordnung. Je eine Ausfertigung ist auf Dauer im kirchlichen Archiv und bei der kirchlichen Stelle aufzubewahren.
( 5 ) Kirchliche Unterlagen aus der Zeit vor 1950 dürfen stets nur mit Genehmigung des Landeskirchlichen Archivs kassiert werden.
( 6 ) Das Landeskirchliche Archiv kann die Vernichtung von Unterlagen einer anbietungspflichtigen landeskirchlichen Stelle im Sinne des Archivgesetzes übertragen.
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§ 5
Schutzbestimmungen

( 1 ) Kirchliche Unterlagen, die entbehrlich oder wertlos geworden sind, müssen so vernichtet werden, dass eine missbräuchliche Nutzung ausgeschlossen ist. Bei der Vernichtung durch Dritte muss dies durch schriftliche Vereinbarung sichergestellt sein. Ein Muster des zu verwendenden Vertrages ist Bestandteil dieser Ordnung.
( 2 ) Die Unterlagen sind bis zum Zeitpunkt der Vernichtung vor dem Zugriff Dritter zu sichern.
( 3 ) Vorhandene Sperrvermerke und Sperrfristen sind zu beachten.
( 4 ) Nicht mehr benötigte Daten, die mittels der elektronischen Datenverarbeitung gespeichert wurden, sind auf sämtlichen Datenträgern zu löschen.
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§ 6
Inkrafttreten

( 1 ) Diese Aufbewahrungs- und Kassationsordnung tritt für die Evangelische Kirche im Rheinland am 1. Januar 2002 in Kraft. Das Landeskirchenamt wird ermächtigt, Verwaltungsvorschriften zur Durchführung dieser Verordnung zu erlassen.
( 2 ) Mit dem Inkrafttreten dieser Ordnung tritt die Rechtsordnung für die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung von Schriftgut vom 29. Oktober 1992 (KABl. 1993 S. 17) außer Kraft.
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Anlage 1

Aufbewahrungs- und Kassationsplan

Kassieren
Vorbedingung
Frist
Zu 0 Kirchengemeinde und Verfassung
01-4
Mitteilung des Standes- bzw. Meldeamtes über Namensänderung
nach Eintrag
sofort
01-4
Meldungen über Zu- und Wegzug
nach Eintrag in die Gemeindegliederkartei
sofort
01-4
EDV-Listen über Gemeindeglieder
alle 3 bis 5 Jahre alphabetischen Ausdruck bzw. Fiches verwahren
2 Jahre
01-5
Meldungen über Ein- und Austritt
nach Eintrag in das Amtsbuch für Ein- und Austritte
sofort
02-1.K Nebenakte
Presbyterwahlen, vorbereitender Schriftwechsel, Wahlzettel
Wahlliste, Wahlprotokolle mit Ergebnis, Annahmeerklärungen, Wahlprüfungsergebnis, Muster eines Wahlzettels sind vorhanden
6 Jahre
03-5.K Nebenakte
Statistik, vorbereitender Schriftwechsel, Anschreiben, Zwischenergebnisse
Statistik liegt vor
2 Jahre
nach Abschluss
05-2.K Nebenakte
Vorbereitender Schriftwechsel mit Anlagen, Hausnaltsplan der Synode und synodaler Einrichtungen
Gedrucktes Protokoll mit den Berichten der Einrichtungen der Ämter und des Superintendenten liegt vor
2 Jahre
06-1.K Nebenakte
Informationen des LKA zu Angelegenheiten von zeitlich eng begrenzter Dauer oder ohne Bezug zur Kirchengemeinde
2 Jahre
06-15.K Nebenakte
06-16.K Nebenakte
06-17.K Nebenakte
06-19.K Nebenakte
06-2.K  Nebenakte
06-3.K  Nebenakte
06-4.K  Nebenakte
Rundverfügungen zu synodalen und landeskirchlichen, zu ökumenischen oder kommunalen Veranstaltungen, zu Kirchentagen u.a., Werbematerial
Muster eines Programms, Plakats, Handzettels, sofern die Gemeinde beteiligt war, liegen vor
sofort
nach Abschluss
Zu 1 Kirchliche Dienste
11-1
Bewerbungen, die nicht berücksichtigt wurden (zurücksenden!)
(Bewerbungsunterlagen bei Anstellung zur Personalakte legen)
sofort
11-4.K Nebenakte
Urlaubslisten, Krankheitsmeldungen, Gehaltsabrechnungen, Versorgung und Beihilfe, Dienstbefreiung, Krankheit, Reisekostenabrechnung
Personalhauptakte liegt vor
6 Jahre
13-1
Bewerbungen, die nicht berücksichtigt wurden (zurücksenden!)
(Bewerbungsunterlagen bei Anstellung zur Personalakte legen)
sofort
13-2.K bis 13-9.K Nebenakte
Urlaubslisten, Krankheitsmeldungen, Gehaltsabrechnungen, Versorgung und Beihilfe, Dienstbefreiung, Krankheit, Reisekostenabrechnung
Personalhauptakte liegt vor
6 Jahre
15-0.K Nebenakte
Tariftabellen, allgemeine Mitteilungen über Zulagen und Weihnachtsgeld
2 Jahre nach
Ablauf der Gültigkeit
16-1.K Nebenakte
Krankenversicherung: Schriftwechsel
An- und Abmeldungen liegen vor, KZVK Jahresmeldungen
2 Jahre
nach Beendigung des Vertrages
Zu 2 Gottesdienste, Amtshandlungen, Seelsorge
21-0.K Nebenakte
Pläne über Presbyter- und Küsterdienste im Gottesdienst
2 Jahre
21-1
Handzettel für den sonntäglichen Gottesdienst und übliche kirchliche Veranstaltungen
ein Muster
sofort
23-1.K Nebenakte
Anmeldungen zur Taufe sowie standesamtliche Mitteilungen über die Geburt
Eintragung im Kirchenbuch und nach Überprüfung der EDV-Gemeindegliederliste
2 Jahre
23-21
Anmeldungen und Überweisungen zum Konfirmandenunterricht
Eintrag in das Konfirmandenbuch bei der Konfirmation
2 Jahre
23-3.K Nebenakte
Anmeldungen zur Trauung sowie standesamtliche Mitteilung über Eheschließung
Eintragung im Kirchenbuch und nach Überprüfung der EDV-Gemeindegliederliste
2 Jahre
23-4.K Nebenakte
Anmeldungen zur Beerdigung sowie standesamtliche Mitteilung über Tod
Eintragung im Kirchenbuch und nach Überprüfung der EDV-Gemeindegliederliste
2 Jahre
24-7
Pfarramtliche Bescheinigungen über Arntshandlungen oder Routineangelegenheiten
pfarramtliche Zeugnisse über Mitarbeiter oder Personen liegen vor
2 Jahre
25-4.K Nebenakte
Kirchenmusikalische Veranstaltungen: Schriftwechsel, Abrechnung
Programm, Namen und Adressen vom Veranstalter und Künstler, Plakat liegen vor
6 Jahre
26-1.K Nebenakte
Kollektenaufrufe und Informationen, Kollektendienstpläne
Kollektenbuch liegt vor
2 Jahre
26-4.K Nebenakte
Sammellisten von Haus- oder Straßensammlungen für das Diakonische Werk u.a. (außer ein bis zwei Beispielen)
Abrechnung ist erfolgt
2 Jahre
Zu 4 Gemeindearbelt
41-3.K Nebenakte
Vorbereitender Schriftwechsel, Abrechnungen
Programm, Teilnehmerlisten, Berichte, Abschlussrechnung, Verwendungsnachweis liegen vor
6 Jahre
42-0.K Nebenakte
Allgemeine Mitteilungen des Verbandes für Kinderpflege im Rheinland
2 Jahre
42-6.K Nebenakte
Rechnungsduplikate, An- und Abmeldungen
2 Jahre nach Abmeldung des Kindes
43-0.K Nebenakte
Allgemeine Mitteilungen der Jugendpflege
2 Jahre
43-1.K bis 43-6.K Nebenakte
An- und Abmeldungen zu Kreisen, Fahrten, Freizeiten, Rechnungsduplikate, Kassennebenbücher
Programme, Teilnehmer- und Mitgliederlisten, evtl. Verwendungsnachweise liegen vor
sofort
44-2.K bis 44-5.K Nebenakte
Vorbereitender Schriftwechsel, An- und Abmeldungen zu Kreisen, Fahrten, Freizeiten, Rechnungsduplikate, Kassennebenbücher
Programme, Teilnehmer- und Mitgliederlisten, evtl. Verwendungsnachweise liegen vor
sofort
45-11.K Nebenakte
Gottesdienstnachrichten und Veranstaltungshinweise für den „Weg“
(nicht: Berichte über die Veranstaltungen)
Gottesdienstbuch, Abkündigungsbuch liegen vor
2 Jahre
45-12.K Nebenakte
Mitteilungen an die Presse über Gottesdienste
Gottesdienstbuch, Abkündigungsbuch liegen vor
2 Jahre
45-5.K Nebenakte
Buchbestellungen für die Gemeindebücherei
Katalogisierung der Bücher ist erfolgt
2 Jahre nach Bucheingang
46-2.K Nebenakte
Vorbereitender Schriftwechsel, An- und Abmeldungen, Rechnungsbelege
Programm, Teilnehmerliste, Abschlussrechnungen, Verwendungsnachweis liegen vor
sofort
Zu 5 Kirchliche und weitliche Vereine
51 bis 58
Einladungen zu Veranstaltungen von Vereinen, die nicht besucht wurden
sofort nach Ende der Veranstaltung
51-1.K bis 52-1.K Nebenakte
Informationen, Spendenaufrufe, Werbematerial zu Aktionen
2 Jahre
Zu 6 Grundstücke und Friedhöfe
63.K Nebenakte
Mitteilung über Bebauungspläne
2 Jahre
nach Abschluss
64.K Nebenakte
Schriftwechsel über Pacht und Vermietung
Pachtliste, Verträge liegen vor
6 Jahre nach
Ende der Pachtzeit
66-3.K Nebenakte
Friedhof: Schriftwechsel über Bepflanzung, Einfriedung
Pläne, Zeichnungen liegen vor
6 Jahre
66-8.K Nebenakte
Verkauf von Grabstellen: Schriftwechsel, Rechnungsbelege
Verträge, Grablisten, Entwürfe von Grabmälern liegen vor
6 Jahre
Zu 7 Gebäude
70 bis 79
Prospekte, unberücksichtigte Angebote
Submissionsliste vorhanden (Liste der Angebote)
sofort
nach Auswertung
Zu 9 Finanz- und Gemeindeverwaltung
93-3
Sparkassenbücher
2 Jahre
nach Erlöschen
93-6 und 93-7
Geschäftsberichte, Bilanzen, Etats von Einrichtungen, für die die Gemeinde nicht verantwortlich ist
2 Jahre
94-2
Kirchgeldlisten
6 Jahre
98-1.K Nebenakte
Haushaltsüberwachungslisten, Akten über Aufstellung und Prüfung von Haushaltsplänen
Gemeindehaushaltsplan liegt vor
6 Jahre
98-4.K Nebenakte
Kassenprüfungsniederschriften
6 Jahre
98-5.K Nebenakte
Akten über Rechnungslegung, Monatsabschlüsse
Jahresrechnung liegt vor
6 Jahre
98-8
Bank- und Postgirokontoauszüge
6 Jahre
99-7.K Nebenakte
Kauf von Kraftfahrzeugen: Schriftwechsel
6 Jahre
99-7
Fahrtenbücher
6 Jahre
99-8
Telefonkosten, Posteinlieferungsbücher
6 Jahre
Zu R Rechnungswesen
R 1 bis 3
Rechnungsbeiege aller Art, auch Kassennebenbücher,
Jahresrechnung und Kassenhauptbuch liegen vor
6 Jahre
ausgenommen:
  1. Baumaßnahmen (Neubau, Abbruch, Restaurierung, Veränderung)
  2. Erfüllung von Baulastverpflichtungen
  3. Besondere Anschaffungen (vasa sacra, Glocken, Orgel, Kunstgegenstände)
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Anlage 2

Muster eines Kassationsprotokolls

Reg.-Nr.
Aktentitel
Überlieferungsform
Datum
23-1.K
Anmeldungen zur Taufe
ausgefüllte Vordrucke
1982
46-2.K
Familienfreizeit Südtirol
Anmeldungen und Bestätigungen
1984
R 1-1
Haushaltsplan 1988
nichtunterschriebene Dublette
1987
Datum: (Unterschrift des Leitungsorgans)
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Anlage 3

Vertrag über Stampfgut

Die Firma ____________________ verpflichtet sich,
  1. die ihr von ____________________ übergebenen Akten im Gewicht von ____________________ einzustampfen,
  2. niemandem die Durchsicht der Akten zu gestatten, auch an niemand Teile der Akten abzugeben,
  3. den Vollzug des Einstampfens dem genannten Amt mitzuteilen,
  4. für die Stampfmasse den Betrag von Euro ____________________ zu entrichten.
Bis zum Vollzug des Einstampfens bleibt der/dem ________________________________________ an den Akten das Eigentum vorbehalten.

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1 ↑ Nr. 420.
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2 ↑ Nr. 421.