Die Kirchenleitung der Evangelischen Kirche im Rheinland hat gemäß § 13 Nr. 3 des Archivgesetzes der Evangelischen Kirche der Union¹# vom 6. Mai 2000 (ABl. EKD S. 228) in Verbindung mit § 12 des Kirchengesetzes zur Ausführung des Kirchengesetzes zur Sicherung und Nutzung von kirchlichem Archivgut der Evangelischen Kirche im Rheinland²# vom 12. Januar 2001 (KABl. S. 145) die folgende Verordnung beschlossen:

Diese Ordnung gilt für alle kirchlichen Stellen im Sinne von § 1 Archivgesetz, die kirchliche Unterlagen im Sinne von § 2 Abs. 3 Archivgesetz verwalten.

( 1 ) In der Registratur werden kirchliche Unterlagen aufbewahrt, die den eigenen Amtsbereich betreffen und zur Erfüllung eigener Aufgaben laufend benötigt werden.

( 2 ) In der Altregistratur werden kirchliche Unterlagen aufbewahrt, die den eigenen Amtsbereich betreffen und nicht mehr laufend benötigt werden, aber mindestens noch befristet aufbewahrt werden müssen. Registratur und Altregistratur können gemeinsam verwaltet werden.

( 3 ) Im Archiv wird kirchliches Archivgut im Sinne von § 2 Archivgesetz aufbewahrt. Das Archiv kann auch die Aufgaben von Altregistraturen seines Zuständigkeitsbereiches wahrnehmen, soweit entsprechende Kapazitäten vorhanden sind. Kirchliche Unterlagen, die in das Archiv überführt werden, sind in Abgabelisten zu verzeichnen.

( 1 ) Die kirchlichen Unterlagen sind geordnet aufzubewahren. Die Ordnung erfolgt für die Registratur und die Altregistratur nach dem jeweils geltenden Aktenplan und für die Archive nach den archivischen Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätzen. Im Übrigen gelten die Vorschriften über die Verwahrung von Archivgut entsprechend.

( 2 ) Kirchliche Unterlagen sind entsprechend der im geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan festgelegten Fristen aufzubewahren. Der Aufbewahrungs- und Kassationsplan ist Bestandteil dieser Ordnung; er wird durch das Landeskirchenamt erlassen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen entscheidet die Archivarin oder der Archivar oder eine vom Leitungsorgan beauftragte Mitarbeiterin oder Mitarbeiter, ob das Schriftgut archivwürdig ist. Unterlagen, die im Aufbewahrungs- und Kassationsplan nicht genannt sind, müssen vorerst aufbewahrt werden, bis das Landeskirchliche Archiv eine Bewertung vorgenommen oder die Zustimmung zur Vernichtung erteilt hat.

( 3 ) In Zweifelsfällen entscheidet das Landeskirchliche Archiv oder von ihm beauftragte Personen über die Aufbewahrung. Vor dieser Entscheidung dürfen Unterlagen von einer anbietungspflichtigen Stelle ohne Zustimmung des Landeskirchlichen Archivs nicht vernichtet werden.

( 4 ) Nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen in das zuständige Archiv zu übernehmen oder gemäß dem Aufbewahrungs- und Kassationsplan zu vernichten (kassieren).

( 1 ) Kirchliche Unterlagen, die kein kirchliches Archivgut darstellen, sollen in regelmäßigen zeitlichen Abständen nach dem geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan kassiert werden.

( 2 ) Die Entscheidung für Aufbewahrung, Kassation oder Archivierung soll nicht für einzelne Schriftstücke getroffen werden, sondern für die als Mappen, Hefter, Ordner etc. angelegten Akteneinheiten. Mehrfachausfertigungen und Kopien, die mit dem Original identisch sind, können kassiert werden, sofern an ihnen kein gesonderter Bedarf besteht.

( 3 ) Unterlagen, die nur der Vorbereitung von zusammenfassenden Darstellungen dienen und deren Inhalt vollständig in diesen enthalten ist, können kassiert werden.

( 4 ) In einem Kassationsprotokoll ist festzuhalten, welche kirchlichen Unterlagen in welchem Umfang und auf welche Weise vernichtet worden sind. Ein Muster des Kassationsprotokolls ist Bestandteil dieser Ordnung. Je eine Ausfertigung ist auf Dauer im kirchlichen Archiv und bei der kirchlichen Stelle aufzubewahren.

( 5 ) Kirchliche Unterlagen aus der Zeit vor 1950 dürfen stets nur mit Genehmigung des Landeskirchlichen Archivs kassiert werden.

( 6 ) Das Landeskirchliche Archiv kann die Vernichtung von Unterlagen einer anbietungspflichtigen landeskirchlichen Stelle im Sinne des Archivgesetzes übertragen.

( 1 ) Kirchliche Unterlagen, die entbehrlich oder wertlos geworden sind, müssen so vernichtet werden, dass eine missbräuchliche Nutzung ausgeschlossen ist. Bei der Vernichtung durch Dritte muss dies durch schriftliche Vereinbarung sichergestellt sein. Ein Muster des zu verwendenden Vertrages ist Bestandteil dieser Ordnung.

( 2 ) Die Unterlagen sind bis zum Zeitpunkt der Vernichtung vor dem Zugriff Dritter zu sichern.

( 3 ) Vorhandene Sperrvermerke und Sperrfristen sind zu beachten.

( 4 ) Nicht mehr benötigte Daten, die mittels der elektronischen Datenverarbeitung gespeichert wurden, sind auf sämtlichen Datenträgern zu löschen.

( 1 ) Diese Aufbewahrungs- und Kassationsordnung tritt für die Evangelische Kirche im Rheinland am 1. Januar 2002 in Kraft. Das Landeskirchenamt wird ermächtigt, Verwaltungsvorschriften zur Durchführung dieser Verordnung zu erlassen.

( 2 ) Mit dem Inkrafttreten dieser Ordnung tritt die Rechtsordnung für die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung von Schriftgut vom 29. Oktober 1992 (KABl. 1993 S. 17) außer Kraft.

Der Kassationsplan dient dazu, die in den kirchlichen Registraturen dokumentierten Geschäftsvorfälle auf das notwendige Maß zu beschränken. Gemäß den hier festgelegten Fristen sollen die jeweiligen Unterlagen regelmäßig ausgesondert und vernichtet werden. Schriftgut, das der Kassationsplan nicht explizit aufführt, ist dauernd aufzubewahren.

Eine planmäßige und zügige Kassation von Schriftgut der Verwaltung setzt voraus, dass das dem Einheitsaktenplan zugrunde liegende Sachprinzip strikt eingehalten wird. Kassiert werden keine einzelnen Schriftstücke und Vorgänge, sondern Akten bzw. Akteneinheiten.

Schriftgut mit befristetem Informationsgehalt, das weder Beweis- noch Erinnerungswert für eine kirchliche Einrichtung hat, so genannte „Weglegesachen”, werden von der Sachbearbeiterin/dem Sachbearbeiter mit der Schlussverfügung „Vernichten” versehen und sofort vernichtet. Dies gilt auch für Unterlagen, die nur der Vorbereitung von zusammenfassenden Darstellungen dienen. Die Sachbearbeiterin/der Sachbearbeiter hat weiterhin darauf zu achten, dass Mehrfachausfertigungen und Kopien, die keine Vermerke aufweisen, kassiert werden.

Schriftgut, das entsprechend dem Aufbewahrungs- und Kassationsplan befristet aufzubewahren ist, wird in Nebenakten abgelegt. Diese Kassationsakten erhalten zusätzlich zum Aktenzeichen ein „.K” (Kassation). Um eine Verwechslung mit den Hauptakten zu vermeiden, sollten sie zudem farblich unterschieden werden. Nach Abschluss der Akten wird das jeweilige Jahr vermerkt, in dem sie vernichtet werden können. Die zur Kassation anstehenden Akteneinheiten werden in einem Kassationsprotokoll unter Angabe des Aktenzeichens, des Aktentitels, der Überlieferungsform (z.B. Vordrucke, Anmeldungen usw.) und des Datums aufgelistet. Dieses Protokoll wird dem Leitungsorgan der Einrichtung zur Genehmigung vorgelegt. Anschließend werden die Akten dem zuständigen Archiv zur Übernahme angeboten. Übernimmt es sie nicht, sind sie unverzüglich zu vernichten.

Die ausgesonderten Akten müssen von Firmen entsorgt werden, die hierauf spezialisiert sind. Ein Vertrag sollte die Sicherheitsstufe entsprechend DIN 32757 ausweisen. Unverzichtbar ist dies bei vertraulich zu behandelndem Schriftgut (Personalakten, personenbezogene Akten von Beratungsstellen usw.).

Weitere Einzelheiten zur Kassation von Schriftgut regelt § 4 der Aufbewahrungs- und Kassationsordnung.

0 Kirchenordnung und Struktur der Ev. Kirche im Rheinland, andere Religionsgemeinschaften, Staat und Gesellschaft

1 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

2 Gottesdienst, Amtshandlung, Seelsorge

3 Unterrichtswesen, Schule, Theologische Lehre

4 Gemeindearbeit und Gesellschaft

5 Kirchliche und weltliche Vereine

6 Grundstücke und Friedhöfe

7 Gebäude

8 Einrichtungen

9 Finanz- und sonstige Verwaltung

R Besondere Ablagen

Die Firma verpflichtet sich,

Bis zum Vollzug des Einstampfens bleibt der/dem an den Akten das Eigentum vorbehalten.